Stel je voor dat je thuis komt en er ligt een gesloten envelop in de brievenbus. Je opent de envelop, leest de inhoud, sluit de envelop en legt hem terug in de brievenbus. Dit herhaalt zich elke dag, met deze envelop en met nieuw binnenkomende post. Voordat je het weet, zit je mailbox helemaal vol.

Dit klinkt vreemd, maar toch doen we dit met onze inbox. Wanneer je een e-mail opent, lees je deze vaak vluchtig door en laat je hem vervolgens 'nog even in de inbox staan'. Of je markeert het als 'ongelezen', terwijl je het eigenlijk al gelezen hebt. Is dat de beste manier om te werken? De envelop figuurlijk dichtlikken om vervolgens weer terug in de brievenbus te leggen en hem een paar uur later nogmaals te bekijken?

Het antwoord op deze retorische vraag is natuurlijk nee. Maar hoe moet het dan wel? Hieronder delen we een tip uit de time management cursus van Björn Deusing; de OHIO-methode om jouw inbox leeg te houden.

OHIO methode

De OHIO methode staat voor "Only Handle It Once", wat betekent dat je een e-mail maar één keer bekijkt voordat je actie onderneemt. Door deze methode te gebruiken, kun je je mailbox snel en efficiënt opruimen.

De eerste stap is om je mailbox te sorteren op datum, zodat de oudste e-mails bovenaan staan. Begin vervolgens bovenaan de lijst en werk naar beneden. Bekijk elke e-mail en beslis wat je ermee wilt doen. Er zijn vier mogelijke acties die je kunt ondernemen:

1. Verwijderen: Als de e-mail niet belangrijk is, geen verdere actie vereist en je hem niet meer nodig hebt, verwijder hem dan meteen.
2. Archiveren: Als de e-mail belangrijk is maar geen actie vereist, archiveer hem dan in een speciale map.
3. Delegeren: Als de e-mail betrekking heeft op iemand anders of als iemand anders beter geschikt is om te reageren, stuur hem dan door naar de juiste persoon.
4. Actie ondernemen: Als de e-mail actie vereist, dan kun je 2 dingen doen. Is het een actie die maximaal een paar minuten koste dan voer je deze meteen uit. Kost de actie je meer tijd? Zet hem op je to-do lijst of plan er meteen tijd voor in jouw agenda.

Door deze methode te gebruiken, kun je snel beslissingen nemen over elke e-mail en voorkomen dat je e-mails onnodig blijft behandelen. Dit zal niet alleen je mailbox opgeruimd houden, maar ook je productiviteit verhogen en stress verminderen. Probeer het eens uit en kijk of het werkt voor jou!

drentsnieuws